Нужно ли руководителю проверять и контролировать бухгалтера?

Ни один руководитель бизнеса не может быть уверен в своем бухгалтере на 100%. Это не аксиома, а результат практики. Бухгалтер может допустить ошибку, он может быть некомпетентен, неопытен. Причин множество, итоги одни: финансовые потери, пристальный контроль со стороны ФНС, потеря деловой репутации, снижение деловой активности.

Во избежание указанных проблем и для собственного спокойствия руководитель должен контролировать своего бухгалтера. И даже при отсутствии экономического образования, есть ключевые точки, которые позволят это сделать. Обычно, такую работу поручают профессиональным консалтинговым фирмам, способным провести тестирование персонала бухгалтерии и независимый аудит.

Налоговый контроль

Своевременная, полная и корректная оплата налогов и сборов – залог спокойной и эффективной работы предпринимателя. Но не все бухгалтера соблюдают данное правило. Кто-то забывает в срок подать отчетность, кто-то допускает ошибки, приводящие к недоимке, штрафам и пени. Есть специалисты, которые вообще пренебрегают правилом полной и своевременной уплаты налогов.

Поэтому лучший способ контроля – это провести сверку с Фискальной налоговой службой. И не стоит доверять данный вопрос бухгалтеру. Просто через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС проследите за состоянием налоговых платежей.

Можно запросить официальный документ – справку о состоянии взаиморасчетов по налогам и сборов. Документ выдают в течение 5 рабочих дней. Там сразу можно ознакомиться с информацией:

• о задолженности по налогам:
• о переплате по налогам и сборам.

Кстати, последний факт не всегда является положительным. Переплата также должна насторожить владельца бизнеса, ведь бухгалтер изымает часть денег из оборота и не позволяет наращивать бизнес-процессы. Попросите хотя бы объяснить специалиста о причинах таких переплат.

Также при проверке налоговых долгов можно применить и вспомогательный метод контроля – получить банковскую выписку за несколько лет. Среди имеющихся платежных документов должны насторожить:

1. Неоднократные платежи по уплате пени и штрафов, начисленных налоговой инспекцией;
2. Инкассовые поручения, по которым именно ФНС списала с расчетного счета компании налоговую задолженность.

При выявлении любого из указанных фактов стоит насторожиться. Как минимум, бухгалтер допустил оплошность, и ФНС начислила пеню. Кроме того, налоговые платежи были уплачены с внушительной просрочкой, если инспекция принудительно взыскала долг.

Контроль денежных потоков компании

Главное правило безопасности денежных средств: ключ первой подписи должен принадлежать руководителю бизнеса, но не главному бухгалтеру. Только так можно минимизировать риски несанкционированных платежей.

В любом случае один раз в квартал или полугодие рекомендуется запрашивать банковскую выписку по расчетному счету компании и мониторить ситуацию. Что должно насторожить:

1. Поступление на расчетный счет средств от малоизвестного контрагента, после чего происходит частичное или полное обналичивание. Здесь может «попахивать» отмыванием денег через подставные фирмы. Уголовная ответственность наступит, в первую очередь, у руководителя фирмы.
2. Перечисление средств в адрес незнакомых компаний. Кстати, как правило, суммы в таких платежках могут быть небольшими, чтобы не вызывать дополнительного интереса. Но именно так происходит кража средств с расчетного счета.
3. Систематическое перечисление и получение обратно денежных средств в пользу компаний, не являющихся контрагентами. Так бухгалтер может кредитовать других субъектов, получая дополнительную выгоду.

Если по факту выписок будут выявлены указанные факты, то стоит или сразу распрощаться с бухгалтером, или пригрозить увольнением. Но здесь другой вопрос: владелец должен хорошо быть осведомлён как о постоянных, так и о новых контрагентах.

Рекомендуем хотя бы иногда контролировать операции по расчетному счету. Достаточно просто просмотреть выписки за несколько дней-недель, чтобы быть уверенным в корректности и точности платежей.

Контроль расчетов с контрагентами

Расчеты с покупателями и поставщиками – это участок работы, относящийся к основной деятельности. Это базис, на который стоит обратить внимание. Лучший метод контроля – систематическая сверка. Но сложность в том, что бухгалтер может предоставить заведомо искаженные данные. Поэтому лучший метод: зайти в систему 1С: Бухгалтерия и там во вкладке «Отчеты», предназначенной для руководителей, просмотреть состояние задолженности.

Обратить внимание стоит на очень старые долги, которые образовались более 3-6 месяцев. Также внимания заслуживают контрагенты, по которым вообще нет движения. Старые долги взыскать очень сложно. Нужно узнать причины, почему бухгалтер не работает с такой задолженностью.

Внешний аудит

Самый эффективный метод контроля – инициированный собственником аудит. Это может быть как экспресс аудит по доступной цене, так и комплексный аудит с полным анализом и оценкой учета, системы налогообложения.

Например, если бухгалтер изначально будет знать о системном ежегодном аудите, то он и работать будет лучше. Конечно, это дополнительные затраты для бизнеса. Но результат заслуживает таких вливаний.

Выводы

Руководитель обязан контролировать своего бухгалтера. Это позволяет держать руку на пульсе и минимизировать последствия бесконтрольных действий. Конечно, ошибки могут допускать все, не стоит при минимальном подозрении сразу увольнять специалиста. Но и допускать своевольных действий не стоит. Отвечать все равно руководству и владельцам бизнеса.